Planowanie strategiczne i planowanie operacyjne są niezbędne dla sukcesu organizacji. Organizacje często używają obu terminów na oznaczenie tego samego, ale nie powinny.
Czy są tym samym? Jeśli nie, jaka jest różnica? Czy potrzebujesz obu? Często słyszymy tego rodzaju pytania. W skrócie:
Plan strategiczny przedstawia Twoją misję, wizję i cele nadrzędne na najbliższe trzy do pięciu lat. Uwzględnia również sposób mierzenia tych celów oraz główne projekty, które podejmiesz, aby je osiągnąć.
Plan operacyjny (nazywany również planem pracy) to zarys tego, na czym Twój dział się skupi w najbliższej przyszłości – zwykle w nadchodzącym roku.
Mówiąc najprościej, Twój plan strategiczny określa Twoją wizję przyszłości, podczas gdy plan operacyjny określa, w jaki sposób będziesz osiągać ten cel każdego dnia lub tygodnia.
Obie koncepcje opisują plany Twojej firmy na przyszłość, ale w różnych kontekstach. Poniżej wymieniliśmy pięć głównych różnic między nimi, których możesz użyć jako drogowskazów, aby upewnić się, że używasz tych dwóch pojęć we właściwy sposób.
Planowanie strategiczne vs. Planowanie operacyjne: 5 głównych różnic
1. Okres
Twój plan strategiczny określa długoterminowe cele na następne trzy do pięciu lat. To, co będziesz robić, aby osiągnąć te cele w krótszej perspektywie (zazwyczaj w następnym roku podatkowym), jest określone w planie operacyjnym.
2. Koncentracja na celu
Celem planu strategicznego jest nakreślenie długoterminowej wizji firmy i sposobu, w jaki wszystkie działy powinny współpracować, aby to osiągnąć.
Cel planu operacyjnego nie jest skoncentrowany na firmie – jest skoncentrowany na działach. Działy mogą się nakładać, ale jest to raczej wyjątek niż reguła. Duże działy mogą wymagać wielu planów operacyjnych.
3. Tworzenie planu
Za stworzenie planu strategicznego odpowiada zespół kierowniczy wysokiego szczebla w Twojej organizacji – na przykład zespół wykonawczy lub rada miasta. Po utworzeniu plan strategiczny będzie przekazywany do przodu przez wielofunkcyjne zespoły, które współpracują, aby zapewnić sukces strategii.
Każdy dział powinien mieć lidera lub zespół liderów odpowiedzialnych za tworzenie planu operacyjnego. Chociaż każdy plan operacyjny jest przeznaczony dla pojedynczego działu, jego pomyślne wdrożenie doprowadzi do sukcesu w całej organizacji. Na przykład Twój zespół marketingowy ma zestaw działań, których używa, aby zwiększyć widoczność. Działania te powinny przełożyć się na więcej możliwości sprzedaży i ostatecznie większe przychody dla organizacji (z których oba mogą być celami w planie strategicznym).
4. Budżet
Budżet planu strategicznego pochodzi z budżetu strategicznego, a nie z budżetu operacyjnego. Twoja organizacja może wdrożyć budżet Strat-Ex, który dostosowuje część budżetu bezpośrednio do strategicznych projektów lub inicjatyw. To inne podejście niż przypisywanie budżetu każdemu z twoich działów.
Budżet planu operacyjnego pochodzi z rocznego budżetu działu. Jeśli musisz zmniejszyć roczny budżet działu, zastanów się, które elementy nie są zgodne z planem strategicznym, i zmniejsz je w pierwszej kolejności. Na przykład, jeśli twój plan strategiczny określa cel marketingowy, jakim jest zbudowanie silnej obecności w Internecie, budżet na targi powinien zostać obniżony, zanim spotka to pisanie bloga.
5. Raportowanie
Kiedy składasz raport na temat swojego planu strategicznego (zazwyczaj zarówno rocznego, jak i kwartalnego), komitet ds. planowania strategicznego lub zespół wykonawczy będą chcieli przyjrzeć się, jak Twoja firma radzi sobie z wybranymi środkami. W zależności od spotkania te dyskusje powinny pozostać na dość wysokim poziomie, aby nie ugrzęznąć w szczegółach.
Z drugiej strony Twoje raporty operacyjne przedstawiają setki projektów lub zadań, nad którymi pracują ludzie w dziale. Comiesięczne spotkania poświęcone sprawozdawczości operacyjnej dają kierownictwu – i reszcie działu – wskazanie statusu każdego projektu.
W przeciwieństwie do raportu strategicznego, aktualizacje projektów operacyjnych mogą być niepotwierdzone lub jakościowe (ponieważ często trudno jest określić ilościowo działania, które nie są powiązane z miarami). Niektóre organizacje mają bieżący komentarz tekstowy w polu programu Excel lub w dokumencie programu Word. Komentarz ten jest aktualizowany co tydzień lub co miesiąc, nawet jeśli nie ma bezpośrednich środków dla tej części planu operacyjnego.
5 głównych różnic między planem strategicznym a planem operacyjnym
Zrozumienie planowania strategicznego i planowania operacyjnego nie oznacza, że musisz wybierać między nimi!
Aby być firmą zorientowaną na strategię, potrzebujesz planu strategicznego i planów operacyjnych dla poszczególnych działów. Jeśli wzdychasz i myślisz: „Świetnie, jeszcze jedna rzecz, którą muszę zacząć…”, poczekaj! Większość wydziałów ma już przygotowane plany operacyjne. Nie powinieneś więc zaczynać od zera; po prostu umieść swój obecny plan w ramach lub formacie, który pomoże Ci osiągnąć wyższy poziom.
